(Adoptés à l’assemblée générale annuelle du 2021-06-24)
Société canadienne des sciences judiciaires
Canadian Society of Forensic Science
Section 1 : Généralités
I.1.1 Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement :
a) «Loi»: Loi canadienne sur les organisations à but non-lucratif ainsi que toute autre loi pertinente du Parlement du Canada qui sera en vigueur lorsque ce Règlement intérieur sera adopté;
b) «Conseil»: Conseil d’administration de la Société;
c) «Assemblée générale»: Réunion générale annuelle ou réunion spéciale de la Société;
d) «Membre en règle»: Chacun des membres ayant droit de vote à une Assemblée générale, à l’exclusion des membres provisoires ou des membres honoraires ou des membres associés;
e) «Membres»: S’entend notamment des membres réguliers, des fellows, des membres émérites, des membres provisoires, des membres associés, des membres étudiants et des membres honoraires;
f) «Société à buts non lucratifs»: Société qui poursuit ses activités principalement dans l’intérêt de ses membres;
g) «Préavis »: Avis écrit envoyé par courrier ordinaire à la dernière adresse du membre qui figure dans les registres d’adhésion ou par courriel à la dernière adresse courriel du membre qui figure dans les registres d’adhésion;
h) «Résolution ordinaire»: Résolution qui n’entre en vigueur qu’après avoir été approuvée par une majorité de voix exprimées par les membres en règle à l’occasion d’une Assemblée générale;
i) «Résolution spéciale»: Résolution qui n’entre en vigueur qu’après avoir été approuvée par un vote des deux tiers des membres en règle à l’occasion d’une Assemblée générale;
j) «Société»: Société Canadienne des Sciences Judiciaires : Canadian Society of Forensic Science.
k) Le singulier inclut le pluriel et le pluriel, le singulier; le masculin inclut le féminin et le féminin, le masculin.
I.2.1 La Société est bilingue en ce sens que tous les avis officiels doivent être rédigés en français et en anglais et, dans la mesure du possible, les affaires de la Société doivent se dérouler dans l’une ou l’autre des deux langues officielles; les membres doivent avoir le droit de prendre la parole dans la langue de leur choix lors des Assemblées générales.
I.3.1 La Société doit poursuivre ses activités à titre de société à buts non lucratifs.
I.4.1 Les règles contenues dans l’édition révisée la plus récente du document intitulé «Robert’s Rules of Order» régissent la Société dans toutes les réunions de procédures auxquelles elles s’appliquent dans la mesure où elles sont conformes à ce Règlement et à la Loi.
I.4.2 Si le document intitulé «Robert’s Rules of Order, Newly Revised» donne lieu à toute ambiguïté sur un point, de telle sorte qu’il ne donne pas d’instructions précises, la personne présidant la réunion aura le dernier mot sur ce point.
Section 2 : Adhésion
II.1.1 La Société est formée des sept catégories de membres suivantes :
a) Membres étudiants;
b) Membres provisoires;
c) Membres réguliers;
d) Fellows;
e) Membres émérites;
f) Membres honoraires;
g) Membres associés.
II.2.1 Les membres réguliers, les fellows et les membres émérites sont les seuls à avoir le droit de détenir une fonction à l’intérieur de la Société et de voter aux Assemblées générales, mais les membres honoraires, les membres provisoires, les membres associés et les membres étudiants ont le droit d’assister à toutes les Assemblées générales et d’y participer.
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution spéciale des membres est nécessaire pour modifier à cet article du règlement si les modifications touchent les droits dévolus aux membres ou les modalités décrites aux alinéas 197(1)(e), (h), (l) ou (m).
II.2.2.A Peut devenir membre régulier quiconque manifeste un intérêt actif envers les sciences judiciaires et fait preuve d’intégrité, de droiture de caractère et de compétence professionnelle à cet égard. L’intérêt actif peut se démontrer par un emploi actuel ou passé dans une discipline des sciences judiciaires, par un emploi lié aux sciences judiciaires ou en ayant fait, de l’avis du Comité des admissions, une contribution significative au domaine des sciences judiciaires.
II.2.2.B Peut devenir membre étudiant quiconque est inscrit ou a obtenu son diplôme au cours des douze derniers mois dans un programme d’enseignement postsecondaire lié aux sciences judiciaires et fait preuve d’intégrité et de droiture de caractère.
II.2.2.C Peut devenir membre fellow tout membre régulier qui a participé activement aux affaires de la Société en contribuant à ses objectifs et ses ambitions et qui rencontre les prérequis de cette catégorie.
II.2.2.D Toute personne qui n’est pas par ailleurs membre de la Société mais qui est considérée par le Conseil comme ayant apporté une contribution importante au domaine des sciences judiciaires peut, sur recommandation du Conseil, être élue membre honoraire par voie de résolution ordinaire.
II.2.2.E Peut devenir membre associé quiconque est impliqué dans le domaine des sciences judiciaires mais ne se qualifiant pas être membre régulier et fait preuve d’intégrité et de droiture de caractère.
II.2.3 Les demandes d’adhésion doivent se faire à l’aide des formules fournies par le Secrétaire et être approuvées par un membre en règle.
II.2.4 Chaque demande est accompagnée des frais de dossier, fixés par le Conseil, ainsi que
d’un engagement signé à respecter les règles de déontologie édictées par la Société.
II.2.5.A Un candidat qui répond aux critères définis à l’Article II.2.2.A et qui est recommandé par le Comité des admissions et le Conseil peut être élu membre provisoire par voie de résolution ordinaire.
II.2.5.B Un candidat qui répond aux critères définis à l’Article II.2.2.B et qui est recommandé par le Comité des admissions et le Conseil peut être élu membre étudiant par voie de résolution ordinaire.
II.2.6 On ne peut devenir membre régulier de la Société qu’en devenant membre provisoire.
II.2.7 Une personne qui a été membre provisoire pendant au moins un an et qui a été recommandée comme membre régulier par le Conseil peut être élue à ce titre par voie de résolution ordinaire.
II.2.8 L’adhésion d’un membre provisoire qui n’a pas été élu membre régulier avant la fin de la deuxième réunion générale annuelle suivant son élection à titre de membre provisoire est automatiquement résiliée.
II.3.1.A Tout membre régulier de la Société qui a rencontré les prérequis de la catégorie des fellows peut, sur recommandation du Comité des admissions et du Conseil, être élu fellow de la Société canadienne des sciences judiciaires par voie de résolution ordinaire.
II.3.1.B Tout membre régulier de la Société qui a apporté une contribution précieuse et éminente aux sciences judiciaires et qui a pris sa retraite peut, sur recommandation du Conseil, être élu membre émérite par voie de résolution ordinaire.
II.4.1 Dès qu’une personne est nommée membre émérite, le Conseil peut, à sa discrétion, renoncer à la cotisation du membre ou la modifier, et cette renonciation ou cette modification n’affecte en rien les droits et les privilèges du membre.
II.5.1 Un membre honoraire ou un membre provisoire ou un membre étudiant peut agir à titre de membre d’un comité, en ayant tous les droits et privilèges des membres de comités, y compris le droit de vote au sein du Comité.
II.6.1 Le montant de la cotisation annuelle de la Société est fixé de temps à autre à l’occasion de l’Assemblée générale annuelle et est payable le ou avant le 1er janvier de chaque année. Il est à la discrétion du Conseil d’accepter ou de modifier un délai de grâce pour le paiement des cotisations annuelles.
II.6.2 Un membre qui est en défaut de paiement pendant plus de deux mois doit être informé par écrit de ce défaut par le Trésorier. Cet avis doit être envoyé par courrier ordinaire ou par courriel à la dernière adresse du membre en défaut qui figure dans les registres d’adhésion.
II.6.3 Si un membre en défaut tel qu’indiqué ci-dessus ne paie pas les arriérés de cotisation dans les trente jours suivant l’envoi de l’avis susmentionné, l’adhésion est automatiquement résiliée.
II.6.4 Si une adhésion est annulée tel que susmentionné, une nouvelle demande d’adhésion peut
être présentée si elle est accompagnée d’un engagement à payer tous les arriérés de cotisation ou un montant moindre fixé par le Conseil, après quoi cette personne pourra être réélue au sein de sa catégorie antérieure de membre de la Société.
II.7.1 Les adhésions à la Société sont résiliées dans les cas suivants :
a) en cas de démission;
b) en cas d’expulsion pour un motif valable de la façon décrite à l’Article II.7.3;
c) en cas de défaut de paiement des cotisations annuelles tel que décrit à l’Article II.6.3;
d) conformément à l’Article II.2.8;
e) par le défaut de maintenir toute condition d’adhésion décrite dans cette section du Règlement.
II.7.2 Tous les droits, privilèges et prétentions d’un membre cessent d’exister à compter de la date de cette résiliation ou du décès.
II.7.3 L’adhésion à la Société est susceptible d’être résiliée pour tout motif jugé valable par le Conseil par le biais d’une Résolution spéciale adoptée du Conseil à l’occasion d’une réunion dûment constituée du Conseil mais cette résiliation n’entre pas en vigueur sans sa ratification par une Assemblée générale tel que prévu à l’Article II.7.6.
II.7.4 Avant la résiliation telle que décrite à l’Article II.7.3, le membre en question est avisé au moins trente jours à l’avance du lieu ou de l’heure de la réunion du Conseil au cours de laquelle la question de l’annulation sera examinée.
II.7.5 Le membre a droit à une audition impartiale à la réunion du Conseil au cours de laquelle la question de l’annulation sera examinée.
II.7.6 Toute résiliation recommandée par le Conseil doit être soumise à une Assemblée générale où elle pourra être ratifiée par voie de résolution ordinaire.
II.7.7 Si le membre présente par écrit au Secrétaire une demande d’audience portant les signatures d’au moins vingt membres en règle au moins dix jours avant l’Assemblée générale au cours de laquelle la question de la résiliation sera examinée, le membre aura droit à une audition lors de cette Assemblée.
Section 3 : Assemblée des membres
III.1.1 Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l’expert-comptable de la Société ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements de la Société. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres.
III.1.2. Des assemblées spéciales peuvent être convoquées en tout temps et en tout lieu par ordonnance du Conseil, ou par n’importe quel membre du Conseil agissant avec l’approbation de la majorité du Conseil.
III.1.3 Toute assemblée des membres peut être tenue, dans la totalité des membres présents ou une portion seulement, dans sa totalité ou l’une quelconque de ces parties, à l’aide de tout moyen de communication, téléphonique, électronique ou autre, permettant à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux durant l’assemblée.
III.2.1 L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle comprendra entre autres les points suivants :
a) l’adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente et de toute assemblée spéciale subséquente;
b) le rapport du Président;
c) le rapport du bureau administratif de la Société;
d) l’élection des membres;
e) l’élection du Président désigné;
f) les états financiers et le rapport du Vérificateur;
g) l’adoption des résolutions;
h) la ratification des Règlements et des amendements;
i) l’élection des directeurs;
j) la nomination du Vérificateur;
k) autres points (nouveaux).
III.3.1 Les membres doivent être avisés de la tenue d’une assemblée générale, par communication téléphonique, électronique ou autre, entre 21 et 35 jours avant l’assemblée. Si un membre requiert être avisé par une communication non-électronique, l’avis devra être envoyé, par courrier, service de livraison ou en main propre.
Dans le cas d’une assemblée générale annuelle, l’avis devra contenir un énoncé informant les membres que les états financiers sont disponibles au bureau de la Société et qu’une copie de ceux-ci peut être obtenue sans frais.
En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements de la Société afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.
III.4.1 Dix membres en règle, dont au plus deux sont membres du Conseil, formeront un quorum aux fins des délibérations de toute assemblée générale.
III.4.2 S’il n’y a pas quorum au début de toute assemblée générale, ou si le quorum n’est pas maintenu au cours de cette assemblée, les membres en règle présents peuvent reporter l’assemblée à une date et à un endroit fixé et mettre fin à leurs délibérations.
III.5.1 À l’occasion d’une assemblée générale, seuls les membres en règle présents en personne ou, selon le cas, en mesure de communiquer par le moyen téléphonique, électronique ou autre mis en place, ont droit de vote.
III.5.2 Toutes les questions suggérées aux fins d’examen à une Assemblée générale sont décidées par un vote à la majorité exprimé sur cette question, chacun des membres en règle ayant droit à un vote. Le président de séance lors de cette Assemblée doit s’abstenir de voter, mais en cas d’égalité des voix, il détient une voix prépondérante.
III.5.3A Le vote lors de toute assemblée générale se fait à mains levées, sauf si le scrutin est exigé par un membre votant. Ce membre peut exiger qu’un scrutin ait lieu soit avant un vote proposé à mains levées, soit après un vote à mains levées, et ce membre aura droit à un vote par les membres sur l’opportunité de tenir un vote par scrutin.
III.5.3B Si la majorité des membres votants présents à l’assemblée générale s’entendent (par un vote à mains levées) pour que le vote se fasse par scrutin, le président de séance nommera à ce sujet des représentants de candidats et donnera comme instruction que le vote se déroule sous forme de scrutin. Le vote sera ainsi décidé et sera conforme au rapport des représentants de candidats. Ce vote fera l’objet d’un rapport à l’Assemblée par le président de séance.
Section 4 : Directeurs
IV.1.1 Les affaires et les activités de la Société sont gérées par un Conseil formé de douze directeurs qui sont élus à l’assemblée générale. Cinq des directeurs remplissent également les fonctions d’officiers de la Société énumérées à l’Article V.1.1.
IV.2.1 Les mises en candidatures pour l’élection des directeurs doivent être faites par le biais d’une motion d’un membre et appuyé par un autre membre en règle pendant toute assemblée générale des membres.
IV.2.2 Un directeur est élu pour un mandat de trois ans à compter du premier jour de juillet suivant l’assemblée générale annuelle au cours de laquelle l’élection a eu lieu.
IV.2.3 Un directeur autre qu’un officier ne peut remplir plus de deux mandats consécutifs complets.
IV.2.4 Un directeur peut être réélu après avoir quitté le poste de directeur pendant une année complète.
IV.3.1 La fin de l’adhésion à titre de membre d’un directeur met également fin à son mandat à titre de directeur, conformément aux dispositions de l’Article II.7.1.
IV.4.1 Le Conseil doit tenir au moins deux réunions chaque année civile à l’heure et à l’endroit fixés par le Président, ou, si celui-ci n’est pas en mesure d’agir, par le Président désigné, ou encore, si celui-ci n’est pas en mesure d’agir, par le Président sortant.
IV.4.2 Le Président, ou le Président désigné agissant au nom du Président ou bien n’importe quels cinq membres du Conseil peuvent convoquer de temps en temps d’autres réunions du Conseil.
IV.4.3 Les préavis relatifs à toute réunion du Conseil doivent être donnés par le Secrétaire aux membres du Conseil au moins deux semaines avant la réunion.
IV.4.4 Aux réunions du Conseil, chaque question sera décidée à une Résolution ordinaire. En cas d’égalité des voix, la personne présidant la réunion aura, en plus de son vote initial, le vote prépondérant.
IV.5.1 Les directeurs, les officiers et autres membres ne doivent pas toucher une rémunération convenue en retour de leurs services. Toutefois le Conseil peut :
a) approuver les frais de déplacement et de subsistance nécessairement engagés par l’un ou l’autre des membres ou des employés en rapport avec l’exécution des affaires de la Société.
b) approuver une rémunération spéciale pour tout membre qui entreprend un travail particulier ou une mission particulière au nom de la Société.
IV.6.1 Le Conseil peut exercer des pouvoirs qui, en vertu de la Loi ou des règlements, n’ont pas à être exercés par les membres à une assemblée générale et pourra entre autres :
a) élire le Secrétaire et le Trésorier de la Société parmi les membres élus du Conseil tel que prévu à l’Article V.3.1;
b) gérer les affaires et les activités de la Société;
c) formuler les politiques de la Société;
d) recommander des candidats à l’adhésion qui devront être approuvés par l’assemblée générale;
e) avoir le pouvoir de nommer des comités et déterminer leurs membres respectifs.
IV.6.2 Le Conseil peut nommer les personnes suivantes :
a) un employé pour agir à titre de secrétaire exécutif ainsi que tout autre employé qui peut être requis de temps à autre;
b) un conseiller juridique qui, s’il n’est pas un membre régulier de la Société, deviendra un membre régulier d’office dès sa nomination;
c) un historien et un archiviste.
IV.7.1 Chacun des directeurs ou des officiers ou toute autre personne qui a entrepris ou est sur le point d’entreprendre une responsabilité au nom de la Société (ou de toute compagnie gérée par elle) ainsi que leurs héritiers, leurs exécuteurs et leurs administrateurs, de même que leurs propriétés et leurs effets respectivement sont de temps à autre et en tout temps indemnisés et tenus à couvert à même les fonds de la Société contre :
a) toute responsabilité, tous les coûts, toutes les charges et tous les frais quels qu’ils soient, que ce directeur, cet officier ou toute autre personne engage dans une poursuite ou des procédures entreprises contre ce directeur, cet officier ou toute autre personne au sujet de l’exécution légale de leurs fonctions et dans l’exécution légale de ces fonctions;
b) toutes les autres responsabilités, tous les autres coûts, toutes les autres charges et tous les autres frais engagés dans les affaires de la Société, à ce sujet ou en rapport avec ces affaires à condition cependant que cette indemnisation ne s’étende pas à toute responsabilité, tous les coûts, toutes les charges et tous les frais occasionnés par la négligence et l’omission volontaire commise par cette personne, et toujours à condition que cet Article ne soit pas interprété de façon à restreindre ou à modifier de quelque façon que ce soit l’obligation imposée à un directeur par les articles 145 et 146 de la Loi ou un article comparable de toute autre loi en vigueur.
Section 5 : Officiers
V.1.1 Les officiers de la Société sont les suivants :
a) Président;
b) Président désigné;
c) Président sortant;
d) Secrétaire;
e) Trésorier.
V.1.2 Une même personne ne peut détenir deux fonctions.
V.1.3 Les officiers pourront occuper une fonction pendant un an, leur mandat commençant le 1er janvier et se terminant le 31 décembre, ou à la date à laquelle un successeur au poste sera élu.
V.2.1 Le Président désigné sera choisi par les membres en règle, élu à l’assemblée générale annuelle par eux et succèdera annuellement, dans l’ordre, aux postes de Président et de Président sortant. Nonobstant les dispositions de l’article IV.2.2, si le Président désigné était déjà membre du Conseil, son mandat à titre de membre du Conseil sera prolongé pour une période de trois ans en vertu de son élection.
V.2.2.A Si une vacance survient au poste de Président, le Président désigné succèdera immédiatement au poste de Président et remplira le reste du mandat puis remplira des mandats successifs annuels à titre de Président et de Président sortant.
V.2.2B Si une vacance survient au poste de Président désigné, le Conseil élira un Président désigné parmi ses membres.
V.2.2C Si une vacance survient au poste de Président sortant, le prochain Président sortant le plus récent qui est toujours en mesure de remplir ce mandat et consentant à le faire sera nommé par le Conseil afin de terminer le mandat.
V.3.1 Le Secrétaire et le Trésorier sont élus chaque année par le Conseil parmi ses membres. Si une vacance survient à l’un ou l’autre de ces postes, le Conseil élira un remplaçant parmi ses membres et celui-ci remplira le reste du mandat.
V.4.1 Le Président ou, si celui-ci n’est pas en mesure d’agir, le Président désigné, devra, sous réserve des restrictions contenues ailleurs dans ces règlements :
a) présider toutes les assemblées générales et toutes les réunions du Conseil;
b) être le directeur général de la Société;
c) être le représentant en chef de la Société et être responsable de toutes les déclarations publiques faites au nom de la Société;
d) siéger à titre de membre d’office de l’un ou l’autre des comités de la Société, à l’exception du Comité des candidatures;
e) nommer le Comité de programme responsable de la Réunion scientifique;
f) convoquer au moins deux réunions du Conseil chaque année, tel que prévu à l’Article IV.4.1.
V.4.2 Il incombe au Secrétaire de :
a) s’occuper de toute la correspondance et de tous les dossiers, à l’exception de ceux ayant trait exclusivement aux finances;
b) tenir un procès-verbal des réunions de la Société, du Conseil et du Comité exécutif;
c) aviser tous les membres de toutes les assemblées générales;
d) aviser tous les membres de toute loi, ordonnance, résolution, vote et de toute autre affaire de la Société qui ont un impact sur leur adhésion ou leur responsabilité à ce titre;
e) tenir un registre de tous les membres;
f) présenter à la réunion du Conseil et à la réunion générale annuelle un compte rendu des activités réalisées par le Secrétaire au cours de l’année précédente;
g) recevoir les demandes d’adhésion et les transmettre au Président du Comité des admissions;
h) exécuter les autres fonctions qui peuvent lui être assignées de temps à autre par le Conseil.
V.4.3 Il incombe au Trésorier de :
a) superviser la collecte des fonds et des titres de la Société et de continuer à les déposer;
b) tenir un registre complet, exact et clair de toutes les opérations financières de la Société et de fournir tous les reçus à l’appui des sorties de fonds;
c) veiller à ce que les fonds soient déboursés suivant les instructions du Conseil;
d) aviser les membres en défaut de paiement de cotisation conformément à l’Article II.6.2 et faire connaître au Secrétaire les noms des personnes dont les adhésions ont été résiliées en vertu de cet Article;
e) préparer des états financiers qui seront présentés au vérificateur de la société et au Conseil avant l’assemblée générale annuelle de façon que le Conseil puisse se conformer à l’Article IX.6.1;
f) exécuter les autres fonctions qui peuvent lui être assignées de temps à autre par le Conseil.
V.5.1 Les contrats, documents et autres actes juridiques nécessitant la signature de la Société sont signés par deux membres de la direction, à savoir : le Président ou, si celui-ci n’est pas en mesure d’agir, le Président désigné, et le Secrétaire ou le Trésorier. Ces documents ne doivent être signés que sur décisions du Conseil et lient la Société sans autre autorisation ou formalité.
Section 6 : Comité exécutif
VI.1.1 Le Comité Exécutif du Conseil est formé du Président, du Président désigné, du Président sortant, du Secrétaire et du Trésorier.
VI.1.2 Le Président, ou tout autre officier désigné par lui, est Président du Comité exécutif.
VI.2.1 Les réunions du Comité exécutif peuvent avoir lieu à toute heure et à tout endroit fixé par le Président ou tout autre officier désigné par lui ou par elle, à condition que les membres du Comité exécutif aient été avisés de cette réunion au moins quarante-huit heures à l’avance.
VI.2.2 Le Comité exécutif possède et exerce les pouvoirs et les fonctions du Conseil, sauf qu’il ne peut:
a) exercer aucun des pouvoirs énumérés aux Articles IV.6.2 et V.5.1;
b) soumettre aux membres aucune question nécessitant l’approbation de l’assemblée générale;
c) prétendre combler une vacance au sein des officiers, des directeurs et du bureau du Vérificateur;
d) prétendre adopter, modifier ou abroger des règlements;
e) prétendre exercer tout autre pouvoir qui, en vertu de la Loi, doivent être exercés par l’ensemble du Conseil.
VI.3.1 Le quorum du Comité exécutif est constitué de la majorité des membres de la direction.
Section 7 : Comités permanents
VII.1.1 La Société peut, par voie de résolution spéciale, mettre sur pied n’importe quel comité permanent pour exercer un rôle consultatif auprès de la Société. Sans restreindre la portée générale de ce qui précède, les comités permanents suivants sont constitués :
a) Adhésions
b) Publications
c) Finances
d) Candidatures
e) Récompenses
VII.2.1 À l’exception du Comité des candidatures, dont le Président et la composition sont prévus à l’Article VII.6.1, chaque comité permanent compte un Président nommé par le Conseil et n’importe quel nombre de membres supplémentaires, également nommés par le Conseil.
VII.2.2 Le Président d’un comité permanent ou d’un comité spécial peut être autorisé par le Conseil à nommer d’autres membres pour siéger au sein de ce comité.
VII.2.3 Les membres des comités permanents ou des comités spéciaux autres que le Comité des candidatures et le Comité des admissions n’ont pas besoin d’être membres de la Société mais ces comités doivent en tout temps être composés d’une majorité de membres en règle de la Société.
VII.3.1 La majorité des membres d’un comité constitue le quorum pour la réunion du comité.
VII.4.1 Le Président de Comité doit assister aux réunions du Conseil à la demande de ce dernier et faire rapport au Conseil au moins une fois l’an.
VII.5.1 À l’exception du Comité des candidatures, les membres de chaque comité permanent continuent d’exercer leur mandat tant qu’ils n’ont pas été demis par le Conseil ou qu’ils n’ont pas soumis leur démission.
VII.6.1 Le Comité des candidatures est formé du Président sortant immédiat comme président et des quatre plus récents Présidents sortants toujours en mesure de remplir ce mandat et consentants à le faire.
VII.7.1 Les fonctions des comités permanents sont les suivantes :
A) COMITÉ DES ADMISSIONS
i) Outre les autres fonctions que peut lui assigner le Conseil, le Comité des admissions examine toutes les demandes d’adhésion et présente des recommandations au Conseil.
ii) Les membres en règle sont les seuls à pouvoir être membres du Comité des admissions.
B) COMITÉ DES PUBLICATIONS
i) Outre les autres fonctions que peut lui assigner le Conseil, le Comité des publications est responsable de toutes les publications officielles de la Société, y compris la revue de la Société Canadienne des Sciences Judiciaires.
ii) Le Comité doit nommer le ou les Rédacteur(s) en chef de la revue et de toutes autres publications officielles.
C) COMITÉ DES FINANCES
i) Outre les autres fonctions que peut lui assigner le Conseil, le Comité des Finances informe le Conseil sur toutes les questions liées à la gestion des finances de la Société, dont entre autres les suivantes :
a) les cotisations;
b) le contrôle des coûts;
c) les perspectives d’investissement à court et à long terme;
d) les autres questions relatives aux recettes;
e) la préparation des prévisions budgétaires annuelles.
ii) Le Trésorier, s’il n’est pas nommé par le Conseil à titre de Président ou de membre du Comité des Finances, doit être membre d’office de ce comité.
(iii) Au moins un membre du Comité des Finances ne doit pas faire partie du Conseil.
D) COMITÉ DES CANDIDATURES
i) Il incombera au Comité des candidatures :
a) de proposer au moins un membre au poste de Président désigné;
b) de proposer au moins un membre pour combler chacune des vacances au Conseil;
ii) Les membres du Comité des candidatures doivent être des membres en règle.
E) COMITÉ DES RÉCOMPENSES
i) Outre les autres fonctions que peut lui assigner le Conseil, le Comité des récompenses informe et fait des recommandations au Conseil sur toutes les récompenses et citations données par la Société;
ii) Le Comité formule des règles et procédures gouvernant son activité, sa conduite et les critères se rapportant à chaque récompense. De telles règles et procédures seront soumises à l’approbation du Conseil.
VII.8.1 Le Président doit nommer un Comité de programmes qui, en plus des autres fonctions que peut lui assigner le Président, est chargé de prendre les dispositions relatives à l’hébergement, au matériel, aux salles de conférences, aux activités sociales et aux autres besoins relatifs à la Réunion scientifique, y compris la mise sur pied, l’organisation, et le déroulement des conférences scientifiques ainsi que la publicité qui les entourent.
VII.9.1 Le Président, avec l’approbation du Conseil, peut nommer de temps à autre au besoin les comités spéciaux nécessaires pour aider à la gestion des affaires de la Société. Le Président d’un comité spécial doit être un membre en règle.
Section 8 : Sections scientifiques
VIII.1.1 N’importe quels dix membres en règle intéressés mutuellement par un domaine spécifique reconnu des sciences judiciaires peuvent présenter une demande au Conseil afin d’être désignés comme Section de la Société dans le but de promouvoir les intérêts de ce domaine et d’en favoriser le développement futur.
VIII.2.1 Une demande visant à former une Section doit être présentée par écrit au Secrétaire au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle. Le Conseil doit examiner la demande et en recommander l’acceptation ou le rejet aux membres à l’occasion de l’assemblée générale annuelle.
VIII.3.1 L’adhésion à une Section doivent être ouverte, sous réserve de l’autorisation du Conseil, à tout membre, peu importe la catégorie de membres à laquelle il appartient.
VIII.3.2 Les membres ne peuvent faire partie que d’une section à la fois, et tout changement apporté à l’adhésion à une Section doit être approuvé par le Conseil. Tous les membres d’une Section jouissent des pleins privilèges au sein d’une Section, y compris le droit de vote, mais seuls les membres en règle peuvent détenir une fonction à l’intérieur d’une Section.
VIII.4.1 Les Sections peuvent tenir des séances de travail en tout temps et en tout lieu mais elles ne doivent tenir des conférences scientifiques que conjointement avec la Réunion générale annuelle de la Société, sous réserve de l’approbation du Conseil.
VIII.4.2 Chaque Section tiendra une Séance de travail annuelle et un Président, un Secrétaire et tout autre officier jugé nécessaire seront élus parmi les membres de la Section qui sont des membres en règle.
VIII.4.3 Le Président de la Section devra fournir au Secrétaire de la Société les noms des officiers de la Section.
VIII.5.1 Les fonds nécessaires au financement des activités d’une Section peuvent être attribués par le Conseil après que celui-ci aura reçu une demande écrite sous forme de budget ou de plan de dépenses.
VIII.6.1 Un rapport annuel écrit doit être présenté au Conseil par le Président de chaque Section avant l’assemblée générale annuelle.
VIII.7.1 Une Section peut être dissoute sur la recommandation du Conseil et sur ratification des membres en vertu d’une résolution spéciale adoptée à l’occasion d’une assemblée générale annuelle.
Section 9 : Financement de la Société
IX.1.1 Le Président, ou, si celui-ci n’est pas en mesure d’agir, le Président désigné et le Trésorier sont autorisés à effectuer pour la Société et en son nom, les opérations suivantes :
a) retirer, accepter, signer, rédiger, endosser, négocier et régler toutes les lettres de change, tous les billets à ordre, tous les chèques et toutes les ordonnances de paiement d’argent.
b) payer et recevoir toutes les sommes et donner des reçus en échange;
c) recevoir d’une institution financière tous les titres négociables ou tout autre bien appartenant à la Société et donner des reçus en échange;
d) signer toute entente avec une institution financière ou accorder à celle-ci des pouvoirs en ce qui a trait aux opérations bancaires de la Société soit en général soit relativement à une opération donnée;
e) remettre à une institution financière et négocier avec elle les lettres de change, les billets à ordre, les chèques et les ordonnances de paiement d’argent et autres titres négociables, les déposer ou les transférer dans le compte de la Société dans le but de les endosser;
f) recevoir tous les chèques payés et tous les autres bordereaux de débit imputables à l’un ou l’autre des comptes de la Société et donner des reçus en échange;
g) sauf dans des cas contraires prévus dans les présents Règlements intérieurs, effectuer en général auprès d’une institution financière toutes les opérations financières qu’ils jugent appropriées.
IX.2.1 Les billets à ordre ou autres effets négociables peuvent être signés au nom de la Société par les officiers autorisés à signer des titres négociables en son nom pour la somme ainsi empruntée et les intérêts qui s’y rattachent tel que convenu, et ces titres ainsi que tous les renouvellements lient la Société sans que l’institution financière ait besoin d’une résolution du Conseil comme preuve.
IX.3.1 Tous les contrats, tous les actes, toutes les subventions et tous les documents qu’est en droit d’exiger une institution financière, ou son avocat, pour tous les documents proposés ci-dessus peuvent être signés et exécutés par les officiers compétents de la Société tel que prévu à l’Article V.5.1.
IX.4.1 Un Comptable agréé sera nommé chaque année dans le cadre de l’assemblée générale annuelle, sur la recommandation du Conseil, pour agir à titre de Vérificateur de la Société. Le Vérificateur aura droit d’assister à la Réunion générale annuelle et de prendre part à toute discussion au sujet des finances de la Société.
IX.5.1 L’exercice financier de la Société s’étendra du 1er jour de janvier au 31e jour de décembre de chaque année
IX.6.1 À chaque assemblée générale annuelle, le Conseil présentera aux membres les documents et renseignements suivants:
a) l’état financier pour l’année précédente;
b) le rapport du Vérificateur;
c) tout renseignement supplémentaire au sujet de la situation financière de la Société exigé par les règlements et les résolutions du Conseil.
IX.6.2 La Société conservera à son siège social une copie de tous les états financiers et mettra, sur demande, ces états à la disposition de tout membre, groupe de membres ou de leurs agents autorisés.
Section 10 : Règlements, amendements et entrée en vigueur
X.1.1 L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement
X.1.2 La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un directeur, à un officier, au Vérificateur, à un membre d’un comité ou d’une section scientifique, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque la Société a fourni un avis conformément aux règlements ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.
X.2.1 Le Conseil peut formuler des propositions pour modifier ou révoquer tout règlement portant sur les activités ou les affaires internes de la Société. Ces propositions d’amendement ou de révocation ne peuvent devenir en vigueur que par confirmation des membres par résolution spéciale et que dans la forme où elles ont été confirmées.
Cet article ne s’applique à un règlement qui requiert une résolution spéciale des membres en vertu de l’article 197(1) (Modification de structure) de la Loi.
X.3.1 Ce règlement entrera en vigueur lorsque qu’il aura été adopté par résolution spéciale des membres de la Société.